Assistant (f/m/d) in Berlin

Wir sind ein führender deutscher Projektentwickler von hochwertigen Wohnimmobilien mit Niederlassungen in Berlin, Düsseldorf, Hamburg und Kempen. Seit 1864 bauen wir auf besonders ausgewählten Grundstücken klassische, repräsentative Wohnimmobilien in bester Bauqualität – entworfen und gestaltet von renommierten Architekten. Für unsere Niederlassungen in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Sekretärin/Assistenz (w/m/d) die unsere Abteilung Technik mit Freude und Engagement fachlich wie menschlich ergänzt. Sie bilden die Schnittstelle zwischen unserem Leiter Technik, den Projektleitern/Bauleitern, den Abteilungen Kalkulation & Einkauf, Projektentwicklung sowie unseren externen Geschäftspartnern (Fachplaner, Nachunternehmer, Behörden) und unterstützen unseren Leiter Technik niederlassungsübergreifend.

Ihre Aufgaben

  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Ein- und Ausgangspost, Termin- und Wiedervorlagemanagement)
  • Selbstständige Erledigung der Korrespondenz nach Stichworten, Vorlage oder Phonodiktat
  • Erstellen von Verträgen, Kurzaufträgen und Auftragsbestätigungen nach Vorlage
  • Erstellung von Baustellenprotokollen, Aktenvermerken und Abnahmeprotokollen nach Stichworten
  • Erstellung von Mängelrügen während der Bauphase und Pflege der Mängellisten
  • Ablage und Dokumentation in Papier- und digitaler Form
  • Verwaltung von Bürgschaften und Handwerkerbescheinigungen /-unterlagen
  • Vorbereitende Rechnungsbearbeitung
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Betreuung der Geschäftspartner

Ihr Profil

  • Sie haben eine sehr gut abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Sie haben bereits Berufserfahrungen bei einem Bauunternehmen oder Projektentwickler sammeln können
  • Sie sind mit den Abläufen/Prozessen, der Interaktion und den Begrifflichkeiten der Baubranche vertraut
  • Sie sind mit der gängigen MS Office-Software bestens vertraut
  • Sie beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift und formulieren stilsicher
  • Sie arbeiten zügig, sehr sorgfältig und selbstständig
  • Sie behalten stets den Überblick und handeln verantwortungsvoll
  • Sie verfügen über gute Umgangsformen und verstehen sich intern wie extern gerne als Dienstleister
  • Sie zeichnen sich durch Ihre Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Freundlichkeit aus
  • Sie haben Freude an der Kommunikation und dem Umgang mit Menschen

Es erwartet Sie

  • Eine herausfordernde Tätigkeit in einem spannenden Umfeld und einer herzlichen Atmosphäre
  • Ein wachstums-/zukunftsorientiertes und zugleich solides Traditionsunternehmen
  • Viel Freude in einem motivierten und erfolgreichen Team
  • Echte Wertschätzung und entsprechende Vergütung
  • Persönliche Weiterentwicklung und bei Bedarf individuelle Trainingsmaßnahmen

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. Arbeitszeugnissen und Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung (Bruttojahresgehalt) per E-Mail an bewerbung@ralfschmitz.com. Ihre Fragen zu unserem Unternehmen oder dieser Stellenausschreibung beantworten wir Ihnen sehr gerne im Vorfeld.

DIREKTKONTAKT:

RALF SCHMITZ GMBH
Mirjam Hannah Bosch, M.Eng.
Head of Personnel & Organization
T +49 2152 9177-272